[Free Download] 1-Click Automatic Payroll Management System in Excel (Hindi Tutorial)

यदि excel में आप भी manual salary calculation करते हैं जैसे pf निकालना , Attendance के हिसाब से salary calculation करना , और साथ में overtime calculation करना और ऐसे ही करते हुए घंटो समय बर्बाद करना | तो ऐसी स्थिती में मै आपको Automatic Payroll Management System in Excel कैसे बनाया जाता हैं | वह सिखाऊंगा | ताकि आप भी मेरी तरह घंटो का काम कुछ सेकंड्स में कर पाये | साथ में मैं आपको Automatic Payroll Management System in Excelदूँगा |

जिसकी हेल्प से आप बस अपने कर्मचारियों का नाम change करके automatic salary भी निकाल पाये | और हाँ यदि आप ब्लॉग नहीं पढना चाहते तो नीचे विडियो का link Automatic Payroll Management System in Excel के नाम से गया दिया हैं | वहां से आप मेरे विडियो को देख सकते हैं |

जब आप excel में professional automatic payroll system बनाये तो कुछ बातों का ध्यान रखें | जैसे कौन सी heading बनानी हैं और कौन सा formula लगाना हैं |

Employee Details : Employee के Details में Employee ID , Employee Name , father Name  , Gender और date ऑफ़ birth होना चाहिए |

Attendence sheet : जब आप attendance sheet बनाने लगे तो उसमे employee की present,absent ,half day और paid leave होना चाहिए | यदि paid leave नहीं दिखाते तो उस  दिन का present जरुर दिखाएँ |

Earnings Source : एक employee का कमाई का स्रोत उसका basic PAY ,HRA ,DA और overtime है उसे जरुर लिखे | यदि आप BONUS दे रहें हैं तो उसे भी जरुर लिखे |

Deductions : employee के कुछ पैसे कट किये जाते हैं जो उनके भविष्य में काम आते हैं | जैसे प्रोविडेंट फण्ड ,ESI |

Step:1 सबसे पहले आपको excel को open करना हैं | और blank workbook लेना हैं | और sheet 1 को rename करके attendance sheet लिखना हैं | और ऐसे ही दुसरे sheet को rename करके salary sheet लिखना हैं |

Step:2 अब आपको attendance sheet के लिए data तैयार करना हैं | emp id लिखना हैं ,emp name और desgination लिखना हैं |

Step:3 अब आपको automatic update होने वाला month के हिसाब से date चाहिए | A2 cell में month लिखना हैं और b3 cell में dropdown list के जरिये एक month का list बना लेना हैं | ( dropdown list को open करिये ,और sheet 3 में पहले से ही January से लेके December तक month को लिख के रखना हैं |और उन्ही को select कर लेना हैं | और जैसे ही ओके करेंगे b3 cell में list क्रिएट हो जायेंगा | )

Step4: अब आपको अलग अलग cell में दो formula का use करना हैं | लेकिन उन दोनों के बिच में कम से कम 5 cell का गैप रहना चाहिए | पहला formula हमेशा month के हिसाब पहला date बतायेंगा जैसे 01 -01 -2026 | formula =DATEVALUE(“1″&B2&”2026”) यह लिखना हैं | और दूसरा formula हमेशा महीने का आखिरी दिन बतायेंगा जैसे 28-01-2026 | formula EOMONTH(F2,0) यह लिखना हैं |

Step5: अब date निकालना हैं इसके लिए =के साथ ये जो value आई थी (=DATEVALUE(“1″&B2&”2026″)) उसको select करके जैसे ही enter करेंगे तो आपको 01 -01 -2026 ये date मिलेंगा | इसके जस्ट F4 cell में click करना हैं और ये formula (=IF(E4<$K$2,E4+1,””) ) लिख के drag करना हैं right साइड 31 तारिख तक | और number formate में जा के custom के अन्दर dd-mm-yyyy दिखेंगा | उसे dd में convert कर देना |और date कुछ इस तरह 01 दिखेंगा |

Step6: अब date को day में convert तो E5 cell में =TEXT(F4,”DDD”) ये formula लिख के जैसे ही enter करेंगे तो day Sunday दिखेंगा | और आप उसे 31 तारिख तक drag करें | हर एक date के नीचे day लिखा आयेंगा |

Step7: अब आपको Sunday को highlight करना हैं | इसके लिए conditional formatting का प्रयोग करना हैं | conditional formatting के new rule option पर click करना हैं | use a formula to determine which cell to format पर click करना हैं | और ये =E$5=”SUN” लिख देना हैं |

और format पर click करके fill option पर click करके अपने मन से कोई एक color को choose कर लेना हैं | और उसको employee के नाम तक नीचे drag करके महीने के आखिरी दिन तक drag कर लेना हैं | इससे जहाँ जहाँ Sunday होंगा वहां वहां automatic color भर जायेंगा |

Step8: अब जहा जहाँ Sunday होंगा | वहां कोई text ना लिखें इसलिए आपको data validation का प्रयोग करना हैं | data validation के custom पर click करके =E$5<>”SUN” ये लिख देना हैं |

Step9: अब आपको absent और half day निकालना हैं | तो इसके लिए countif formula का प्रयोग करना हैं | Absent के लिए =COUNTIF(E6:AI6,”A”) , और half day के लिए =COUNTIF(E6:AI6,”H”) ये लिख देना हैं |

Step10: अब आपको महीने के हिसाब से automatic present निकालना हैं | जब जब month change करे तो automatic present update हो , तो इसके लिए ये =$R$2-AJ6-AK6/2 formula लिख देना हैं |  अब आपका automatic month update हो तो 28 ,29, 30 ,31 तारिख के हिसाब से महीने का present calculation हो तो इसके लिए R2 cell में ये formula =IF(O2=31,31,IF(O2=30,30,IF(O2=29,29,IF(O2=28,28,””)))) लिख देना |

Step11: अब आपको automatic overtime निकालना हैं | यानि की जो employee overtime कर रहे हैं | उनके हिसाब से daily overtime update हो | इसके लिए आपको developer tab में जा macros को on करना हैं | macros को on करने के बाद today overtime को select कर लेना हैं | फिर कॉपी करके ctrl + alt +v दबा के पेस्ट स्पेशल open करना हैं | और add पर click करके ok कर देना हैं | अब आपको today overtime में जब number type करेंगे और एक update button पर click करेंगे | तो automatic overtime add होना शुरू हो जायेंगा |

Note: कुछ ट्रिक्स का use किया गया हैं | जिसे आप विडियो देख के समझ सकते हैं | मैंने उसे नहीं लिखा हैं | यदि आपको किसी भी तरह का डाउट हो तो यह विडियो जरुर देखें | नीचे link दिया गया हैं | यहाँ सारा डाउट दूर हो जायेंगा | अब बात करते हैं कैसे आप salary sheet बना सकते हैं ?

अब हम automatic salary sheet बनाना सीखेंगे excel में | और ये भी सीखेंगे कि Attendece Sheet को कैसे Salary Sheet से जोड़ेंगे |  और कैसे आप formula को automatic बनायेंगे ताकि present लगाते ही HRA ,TA ,DA ,Overtime निकाल सकते हैं ?और भी जैसे Pf ,Pt कैसे निकाल सकते हैं ?Your Attractive Heading

Step1: सबसे पहले आप Salary sheet के लिए इस तरह का heading बना ले | जैसे EMP ID,EMP NAME,FATHER NAME,GENDER,DESGINATION,DOB,BASIC PAY,PRESENT ,EARNERD SALARY,OVERTIME,OVERTIME CHARGES,HRA,TA,DA,GROSS SALARY,PF,PT NET SALARY

Step2: DoB  column को फ्रीज कर दे | view tab में freeze panes option मिलेंगा |

Step3: इसलिए freeze करवाया हैं | ताकि जब horizontal scroll का प्रयोग करें | तब data को आप आसानी तरीके से scroll करके देख सकें |

Step4: अब आप अपने मर्ज़ी से basic pay में basic salary दे सकते हैं | जैसा मैंने दिया हैं | सभी employee को |

Step5: अब आपको सभी employee का present निकालना हैं | तो इसके लिए आपको attendance sheet के present को select करके copy कर लेना हैं | और salary sheet के present में ctrl+alt+v को कीबोर्ड में दबाते ही paste special open होंगा | paste link पर click करके ok जैसे ही करेंगे |

वह automatic attendance sheet से salary sheet से link हो जायेंगा | अब आप डेमो के लिए attendance sheet में absent या half day लगा के चेक करेंगे तो पायेंगे कि attendance sheet में present change हो रहा हैं | वही salary sheet में changes होंगे |

Step6: earned salary निकालना है तो इसके लिए छोटी सी ट्रिक्स अपनाना हैं | आपका month के हिसाब से direct salary निकालना हैं तो इसके लिए A1 cell में मैंने month को select कर लिया हैं | जहाँ automatic month update के साथ A1 cell में update हो रहा हैं | ताकि आप जिस month से divide करे उस month से वह divide हो |

अब आपको simple कम करना हैं | earned salary calculation के लिए basic pay को select करके divide कर देना month को जो A1 cell में हैं | फिर multiply कर देना हैं present से | या फिर earn salary में ये formula =G5/$A$1*H5 लिख दें |

Step7: अब overtime कैलकुलेशन करना हैं तो overtime को attendance sheet में जा के उसे copy करके overtime में paste special के जरिये paste link कर दीजिये | ताकि ये भी automatic update होता रहे | अब overtime का calculation करे | जितने घंटे employee आया हैं उसके एक घंटे के salary से multiply करा दें | जैसे मैंने कैलकुलेशन किया हैं | =J5*100 इस formula के जरिये |

Step8: अब आपको HRA ,TA , DA निकालना हैं तो इन सभी के लिए एक formula प्रयोग करना हैं | basic pay से उसके percentage से multiply कर दीजिये | जैसे =G5*45% (=basic pay *45%)

Step9: Gross Salary में earn salary , overtime charges ,HRA ,TA ,DA को जोड़ देना हैं | employee का total salary आयेंगा | ये net salary नहीं हैं |

Step10: PF और PT दोनों same formula से निकलेंगा | gross salary multiply percentage ( जैसे 10%) और ये रहा formula =O5*10%

Step11: net salary निकालना हैं तो gross salary में से pf और pt घटा दीजिये | net salary आ जायेंगा |

अब आपका automatic salary sheet बन के तैयार हैं | जो attendance sheet से link हैं | यदि आपको इस payroll system में बनाते वक्त कोई प्रॉब्लम होती हैं | तो आप नीचे दिए गए link के विडियो को open करके देख सकते हैं |

Automatic Payroll Management System in Excel के लिए नीचे file का link दिया गया हैं | जिसे आप download करके use में ले सकते हैं | तो अभी download करें |